Datenschutzordnung
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, hat auch Auswirkungen auf die Vereinstätigkeit. So ist der Verein verpflichtet, in einer entsprechenden Datenschutzordnung die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung festzulegen. Diese ist als gesondertes Regelungswerk Bestandteil der Satzung und wurde deshalb in einer Mitgliederversammlung am 02. – 04. November 2018 beschlossen.
Erhebung von Daten und Nutzung
Es werden nur Datem zum berechtigen Interesse nach Art. 6 Abs.1 lit. F DS-GVO erhoben. Daten von Dritten werden nicht erhoben.
Vereinsmitglieder
Notwendigerweise werden beim Vereinseintritt für die Verfolgung des Vereinszieles und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder Daten wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse und Kontodaten zum Einzug des Mitgliedsbeitrages erhoben. Die Erhebung dieser Daten ist für die Durchführung der Leistungen des Vereins erforderlich.
Für die Mitgliederbetreuung werden weiterhin die E-Mail-Adresse und die Telefonnummern erhoben. Damit wird sichergestellt, dass die Vereinsmitglieder wichtige Informationen aus dem Verein und die Protokolle der Vorstandssitzung und der Mitgliederversammlung erhalten.
Für neue Vereinsmitglieder werden die Kontendaten auf einem Formular festgehalten. Eine Beitrittserklärung, bestehend aus einer Präambel, dem Kodex des Vereins und den oben beschriebenen wenigen notwendigen Daten sind zu unterschreiben.
Daten für andere Zwecke des Vereins oder zur Wahrnehmung der Interessen Dritter werden bei den Mitgliedern nicht erhoben.
Veranstaltungen
Bei den im folgenden aufgeführten
Seminare und Fortbildungen
Des Weiteren werden für Anmeldungen an Seminare und Fortbildungen für die Mitglieder darüber hinaus der Beruf und die Dienstanschrift abgefragt, wenn letztere als Rechnungsadresse gelten soll. Die Angabe der Dienstadresse ist nur in diesem Fall erforderlich. Die Abfrage des Berufes ist aus den Gründen der Vereinsziele notwendig. Nach der Satzung richtet sich der Zweck des Vereins insbesondere an Personen aus dem Sozial-, Bildungs- und Gesundheitsbereich. Beide Daten können nicht widerrufen werden. Die Abfrage nach Name, Vorname und Adresse sind für die Namensschilder, die Teilnahmebescheinigungen von Seminaren und die Rechnungen erforderlich. Die Rechnungen werden in der Regel per E-Mail versandt. Zusätzlich wird noch die Unterbringungsart abgefragt, um im Seminarhaus die benötigten Betten und Zimmer zu buchen. Das Seminarhaus erhält für deren Rechnungserstellung vom Verein den Namen, den Vornamen, die Adresse und die gewünschte Zimmeranforderung.
Für die Anmeldung zu Seminaren ist ein Anmeldeformular vorgesehen, das auf der Homepage zu finden ist.
Weiterbildung
Für die Teilnahme an einer Weiterbildung werden Verträge mit den Teilnehmenden geschlossen. Sie unterschreiben darüber hinaus die Widerrufsbelehrung und die Selbstverpflichtung auf die Professionellen Standards der International Enneagram Association (IEA).
Die Kursgebühren werden während der Laufzeit der Weiterbildung monatlich eingezogen. Hierfür wird das Mandat zum Einzug von Kursgebühren für die Weiterbildung zur Enneagrammlehrerin / zum Enneagrammlehrer von dem jeweiligen Teilnehmenden ebenfalls unterschrieben.
Voraussetzung für das Überreichen eines Zertifikats ist die Erstellung einer Abschlussarbeit. Ein ausgedrucktes Exemplar verbleibt in der Geschäftsstelle des Vereins. Für die Referenten wird jeweils ein Exemplar zur Bewertung dieser Arbeit per E-Mail übersandt. Diese wird nach dem Colloquium von den Referenten gelöscht.
Anfragen
Anfragen von Außenstehenden für Beratungen, Seminarangebote in der Region usw. gehen über das Kontaktformular an die Mail-Adresse des Vereins. Hier haben nur die Vorsitzende und die Stellvertreterin Zugang. Die Anfragen werden an das jeweilige Vereinsmitglied weitergeleitet mit der Bitte um Beantwortung oder einer Rückmeldung, damit der Vorstand die Antwort vornehmen kann.
Datenverarbeitung und -übermittlung
Die Vorsitzende hat Zugang zu allen Daten des Vereins.
Die jeweiligen Daten, je nachdem, was benötigt wird, werden sowohl dem
Die Verwaltung der Konten, die Buchführung und die Finanzbuchhaltung sind per Vertrag an den ASB-Ortsverband Löbau e. V. ausgegliedert. Der Schatzmeister ist für die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung verantwortlich. Dem dortigen Sachbearbeiter werden ebenfalls die notwendigen Daten zur Erledigung der Vereinsgeschäfte wie für das Mahnen von Seminargebühren, den jährlichen Einzug der Mitgliederbeiträge (die Kontendaten zur Einzugsermächtigung liegen dem Sachbearbeiter vor) etc. von der Geschäftsstelle zur Verfügung gestellt. Dieses gilt auch für den Steuerberater.
Persönliche Daten werden nicht auf der Homepage des Vereins veröffentlicht, es sei denn, es gibt dafür eine ausdrückliche Erlaubnis des Mitgliedes. In der Regel werden für Veröffentlichungen mit persönlichem Hintergrund der Mitglieder auf der Homepage Synonyme benutzt.
Die Protokolle der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlungen sind nur für Vereinsmitglieder bestimmt. Ausnahmen sind von der Vorsitzenden gemeinsam mit der Stellvertretung bzw. dem Vorstand zu genehmigen.
Daten Speicherung
Die Daten werden in den jeweiligen Listen (Excel bzw. Word) digital auf einer externen Festplatte gespeichert: Vereinsmitglieder und jeweilige Seminare (verschiedene Listen für die Anmeldung beim Verein, Rechnungsstellung und zur Anmeldung beim Seminarhaus) in der Geschäftsstelle zurzeit in Winsen/Luhe, im Moment von der zweiten Vorsitzenden. Die Daten werden nicht über einen außenstehenden Server gesichert.
Datensperrung und -löschung
Die personenbezogenen Daten werden nach Austritt aus dem Verein gelöscht, spätestens nach zwei Jahren. Das gilt ebenfalls für die Rechnungen von Seminarteilnehmern und der Listen der Teilnehmenden.
Für die Buchungsstelle gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der
Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung
Es bedarf keiner expliziten Einwilligung der oben genannten Datenverarbeitung, da nur Daten erhoben werden, die für die Ausübung des Vereinszwecks erforderlich sind. Ein Widerruf hätte zur Folge, dass der Verein weder dem Vereinsmitglied noch dem Seminarteilnehmenden gerecht werden könnte.
Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Als Betroffener steht Jedem im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem sich der Sitz unseres Unternehmens befindet. Der folgende Link stellt eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten bereit: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Jedem steht das Recht zu, Daten, die wir auf Grundlage der Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich aushändigen zu lassen. Die Bereitstellung erfolgt in einem maschinenlesbaren Format.
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung
Jeder hat jederzeit im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf unentgeltliche Auskunft über die jeweils gespeicherten personenbezogenen Daten, Herkunft der Daten, deren Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Diesbezüglich und auch zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten kann sich Jeder jederzeit über die im Impressum aufgeführten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.
SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, die an uns als Seitenbetreiber gesandt wurden, nutzt unsere Website eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Damit sind Daten, die über diese Website übermitteln werden, für Dritte nicht mitlesbar. Dieses ist erkennbar eine verschlüsselte Verbindung an der ?https://? Adresszeile Ihres Browsers und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.
Server-Log-Dateien
In Server-Log-Dateien erhebt und speichert der Provider der Website automatisch Informationen, die der jeweilige Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
- Browsertyp und Browserversion
- Verwendetes Betriebssystem
- Referrer URL
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Uhrzeit der Serveranfrage
- IP-Adresse
Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen statt. Grundlage der Datenverarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, der die
Registrierung auf dieser Website
Zur Nutzung bestimmter Funktionen kann sich Jeder auf unserer Website registrieren lassen. Die übermittelten Daten dienen ausschließlich zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes. Bei der Registrierung abgefragte Pflichtangaben sind vollständig anzugeben. Andernfalls werden wir die Registrierung ablehnen.
Im Falle wichtiger Änderungen, etwa aus technischen Gründen, informieren wir Jeden per E-Mail. Die E-Mail wird an die Adresse versendet, die bei der Registrierung angegeben wurde.
Die
Wir speichern die bei der Registrierung erfassten Daten während des Zeitraums, die auf unserer Website registriert sind. Die Daten werden gelöscht, sofern die Registrierung aufgehoben werden soll. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Kontaktformular
Per Kontaktformular übermittelte Daten werden einschließlich der Kontaktdaten gespeichert, um die Anfrage bearbeiten zu können oder um für Anschlussfragen bereitzustehen. Eine Weitergabe dieser Daten findet ohne Einwilligung nicht statt.
Die
Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden direkt nach Erledigung der Anfrage gelöscht.
Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die der jeweilige Webbrowser auf dem Endgerät speichert. Cookies helfen uns dabei, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen.
Einige Cookies sind "Session-Cookies". Solche Cookies werden nach Ende Ihrer Browser-Sitzung von selbst gelöscht. Hingegen bleiben andere Cookies auf dem jeweiligen Endgerät bestehen, bis diese selbst gelöscht werden. Solche Cookies helfen uns, die jeweilige Person bei Rückkehr auf unserer Website wiederzuerkennen.
Mit einem modernen Webbrowser kann das Setzen von Cookies überwacht, eingeschränkt oder unterbunden werden. Viele Webbrowser lassen sich so konfigurieren, dass Cookies mit dem Schließen des Programms von selbst gelöscht werden. Die Deaktivierung von Cookies kann eine eingeschränkte Funktionalität unserer Website zur Folge haben.
Das Setzen von Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Als Betreiber dieser Website haben wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und reibungslosen Bereitstellung unserer Dienste.
Widerspruch Werbe-Mails
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.
Datenschutz in Online-Seminaren
Wir nutzen den Anbieter Zoom um unsere Online-Seminare durchzuführen und haben mit dem Kauf der Lizenzen die Datenschutzbestimmungen anerkannt. Sobald ein Teilnehmender die Webseite von diesen Plattformen besucht und sich in dem Programm einwählt, ist die Plattform für die Datenverarbeitung verantwortlich. Die Datenschutzbestimmungen sind hier zu finden: Internationale Datenschutzrichtlinie von LogMeIn.
Der Zweck der Nutzung besteht in der Vereinfachung der Kommunikation und der Schaffung von Seminar- und Austauschmöglichkeiten für die Mitglieder.
Bei der aktiven Nutzung der Online-Seminare werden Daten der Kommunikationsteilnehmer verarbeitet und auf den Servern des eingesetzten Anbieters gespeichert, soweit es sich um für den Kommunikationsvorgang erforderliche Daten handelt.
Relevante personenbezogene Datenkategorien-/arten können insbesondere sein:
- Teilnehmer am jeweiligen Online-Angebot
- Anzeigename („Display Name"), E-Mail-Adresse
- Stammdaten (z.B. Name, Adresse) ggf. Pseudonyme, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Meta- und Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)
- Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Ist man als Teilnehmender oder Moderator aktiviert, kann jeder die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikation abschalten bzw. stummstellen.
Wenn das Meeting aufgezeichnet werden soll, wird dieses das im Vorfeld transparent mitgeteilt und um die Einwilligung jedes Einzelnen gebeten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird zudem in der App bzw. in der Webbrowseransicht angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden die Chatinhalte protokolliert.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Seminaren verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Aufgezeichnete Meetings werden per Link an die Teilnehmenden geschickt. Sie stehen für 30 Tage zur Verfügung und der Zugang ist anschließend nicht mehr möglich. Nur Teilnehmende mit dem Link haben Zugriff auf die Aufzeichnungen.
Falls die Daten heruntergeladen werden, wird mit der jeweiligen Unterschrift eingewilligt, dass die Daten sicher auf einer passwortgeschützten externen Festplatte gespeichert und nach 5 Jahren wieder gelöscht werden.
Der Verein hält sich vor, die Dateien / Aufzeichnungen auf einer passwortgeschützente externen Festplatte die Aufzeichnungen über 10 Jahre zu archivieren.
