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Datenschutzordnung

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, hat auch Auswirkungen auf die Vereinstätigkeit. So ist der Verein verpflichtet, in einer entsprechenden Datenschutzordnung die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung festzulegen. Diese ist als gesondertes Regelungswerk Bestandteil der Satzung und wurde deshalb in seiner Mitgliederversammlung am 02. – 04. November 2018 beschlossen.

Erhebung von Daten und Nutzung

Alle Daten werden zum berechtigen Interesse nach Art. 6 Abs.1 lit. F DS-GVO erhoben. Daten von Dritten werden nicht erhoben. 

Vereinsmitglieder

Notwendigerweise werden beim Vereinseintritt für die Verfolgung des Vereinszieles und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder Daten wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse und Kontodaten zum Einzug des Mitgliedsbeitrages erhoben. Die Erhebung dieser Daten ist für die Durchführung der Leistungen des Vereins erforderlich.

Für die Mitgliederbetreuung werden weiterhin die E-Mail-Adresse und die Telefonnummern erhoben. Damit wird sichergestellt, dass die Vereinsmitglieder wichtige Informationen aus dem Verein und die Protokolle der Vorstandssitzung und der Mitgliederversammlung erhalten.

Für neue Vereinsmitglieder werden die Kontendaten auf einem Formular festgehalten. Eine Beitrittserklärung, bestehend aus einer Präambel, dem Kodex des Vereins und den oben beschriebenen wenigen notwendigen Daten sind zu unterschreiben.

Daten für andere Zwecke des Vereins oder zur Wahrnehmung der Interessen Dritter werden bei den Mitgliedern nicht erhoben.

Veranstaltungen

Bei den im folgenden aufgeführten Veranstaltungen werden mit Einverständnis aller Teilnehmenden die Einheiten auf Band aufgenommen, Fotos erstellt und den Teilnehmenden auf einem USB-Stick per Post übersandt. Diese Aufnahmen und die Fotos sind nur für die Teilnehmenden bestimmt und dürfen nicht weitergegeben werden. Das Gleiche gilt für die anzufertigenden Auswertungen pro Seminar. Diese werden an die Privatadresse per E-Mail versandt.  

Seminare und Fortbildungen

Des Weiteren werden für Anmeldungen an Seminare und Fortbildungen für die Mitglieder darüber hinaus der Beruf und die Dienstanschrift abgefragt, wenn letztere als Rechnungsadresse gelten soll. Die Angabe der Dienstadresse ist nur in diesem Fall erforderlich. Die Abfrage des Berufes ist aus den Gründen der Vereinsziele notwendig. Nach der Satzung richtet sich der Zweck des Vereins insbesondere an Personen aus dem Sozial-, Bildungs- und Gesundheitsbereich. Beide Daten können nicht widerrufen werden. Die Abfrage nach Name, Vorname und Adresse sind für die Namensschilder, die Teilnahmebescheinigungen von Seminaren und die Rechnungen erforderlich. Die Rechnungen werden in der Regel per E-Mail versandt. Zusätzlich wird noch die Unterbringungsart abgefragt, um im Seminarhaus die benötigten Betten und Zimmer zu buchen. Das Seminarhaus erhält für deren Rechnungserstellung vom Verein den Namen, den Vornamen, die Adresse und die gewünschte Zimmeranforderung.

Für die Anmeldung zu Seminaren ist ein Anmeldeformular vorgesehen, das auf der Homepage zu finden ist.

Weiterbildung

Für die Teilnahme an einer Weiterbildung werden Verträge mit den Teilnehmenden geschlossen. Sie unterschreiben darüber hinaus die Widerrufsbelehrung und die Selbstverpflichtung auf die Professionellen Standards der International Enneagram Association (IEA).

Die Kursgebühren werden während der Laufzeit der Weiterbildung monatlich eingezogen. Hierfür wird das Mandat zum Einzug von Kursgebühren für die Weiterbildung zur Enneagrammlehrerin / zum Enneagrammlehrer von dem jeweiligen Teilnehmenden ebenfalls unterschrieben.

Voraussetzung für das Überreichen eines Zertifikats ist die Erstellung einer Abschlussarbeit. Ein ausgedrucktes Exemplar verbleibt in der Geschäftsstelle des Vereins. Für die Referenten wird jeweils ein Exemplar zur Bewertung dieser Arbeit per E-Mail übersandt. Diese wird nach dem Colloquium von den Referenten gelöscht. 

Anfragen

Anfragen von Außenstehenden für Beratungen, Seminarangebote in der Region usw. gehen über das Kontaktformular an die Mail-Adresse des Vereins. Hier haben nur die Vorsitzende und die Stellvertreterin Zugang. Die Anfragen werden an das jeweilige Vereinsmitglied weitergeleitet mit der Bitte um Beantwortung oder einer Rückmeldung, damit der Vorstand die Antwort vornehmen kann.

Datenverarbeitung und -übermittlung

Die Vorsitzende hat Zugang zu allen Daten des Vereins.

Die jeweiligen Daten, je nachdem, was benötigt wird, werden sowohl dem Veranstaltungsmanagement zur Fertigung der Rechnungen als dem Schatzmeister zum Zwecke der sachgemäßen Haushaltsführung zur Verfügung gestellt.

Die Verwaltung der Konten, die Buchführung und die Finanzbuchhaltung  sind per Vertrag an den ASB-Ortsverband Löbau e. V. ausgegliedert. Der Schatzmeister ist für die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung verantwortlich. Dem dortigen Sachbearbeiter werden ebenfalls die notwendigen Daten zur Erledigung der Vereinsgeschäfte wie für das Mahnen von Seminargebühren, den jährlichen Einzug der Mitgliederbeiträge (die Kontendaten zur Einzugsermächtigung liegen dem Sachbearbeiter vor) etc. von der Geschäftsstelle zur Verfügung gestellt. Dieses gilt auch für den Steuerberater. 

Persönliche Daten werden nicht auf der Homepage des Vereins veröffentlicht, es sei denn, es gibt dafür eine ausdrückliche Erlaubnis des Mitgliedes. In der Regel werden für Veröffentlichungen mit persönlichem Hintergrund der Mitglieder auf der Homepage Synonyme benutzt.

Die Protokolle der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlungen sind nur für Vereinsmitglieder bestimmt. Ausnahmen sind von der Vorsitzenden gemeinsam mit der Stellvertretung bzw. dem Vorstand zu genehmigen.

Daten Speicherung

Die Daten werden in den jeweiligen Listen (Excel bzw. Word) digital auf einer externen Festplatte gespeichert: Vereinsmitglieder und jeweilige Seminare (verschiedene Listen für die Anmeldung beim Verein, Rechnungsstellung  und zur Anmeldung beim Seminarhaus) in der Geschäftsstelle zurzeit in Winsen/Luhe, im Moment von der zweiten Vorsitzenden. Die Daten werden nicht über einen außenstehenden Server gesichert.

Datensperrung und -löschung

Die personenbezogenen Daten werden nach Austritt aus dem Verein gelöscht, spätestens nach zwei Jahren. Das gilt ebenfalls für die Rechnungen von Seminarteilnehmern und der Listen der Teilnehmenden.  

Für die Buchungsstelle gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten).

Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung

Es bedarf keiner expliziten Einwilligung der oben genannten Datenverarbeitung, da nur Daten erhoben werden, die für die Ausübung des Vereinszwecks erforderlich sind. Ein Widerruf hätte zur Folge, dass der Verein weder dem Vereinsmitglied noch dem Seminarteilnehmenden gerecht werden könnte.

Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Als Betroffener steht Jedem im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem sich der Sitz unseres Unternehmens befindet. Der folgende Link stellt eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten bereit: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Jedem steht das Recht zu, Daten, die wir auf Grundlage der Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich aushändigen zu lassen. Die Bereitstellung erfolgt in einem maschinenlesbaren Format.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung

Jeder hat jederzeit im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf unentgeltliche Auskunft über die jeweils gespeicherten personenbezogenen Daten, Herkunft der Daten, deren Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Diesbezüglich und auch zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten kann sich Jeder jederzeit über die im Impressum aufgeführten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, die an uns als Seitenbetreiber gesandt wurden, nutzt unsere Website eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Damit sind Daten, die über diese Website übermitteln werden, für Dritte nicht mitlesbar. Dieses ist erkennbar eine verschlüsselte Verbindung an der ?https://? Adresszeile Ihres Browsers und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.

Server-Log-Dateien

In Server-Log-Dateien erhebt und speichert der Provider der Website automatisch Informationen, die der jeweilige Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen statt. Grundlage der Datenverarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Registrierung auf dieser Website

Zur Nutzung bestimmter Funktionen kann sich Jeder auf unserer Website registrieren lassen. Die übermittelten Daten dienen ausschließlich zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes. Bei der Registrierung abgefragte Pflichtangaben sind vollständig anzugeben. Andernfalls werden wir die Registrierung ablehnen.

Im Falle wichtiger Änderungen, etwa aus technischen Gründen, informieren wir Jeden per E-Mail. Die E-Mail wird an die Adresse versendet, die bei der Registrierung angegeben wurde.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Ein Widerruf der bereits erteilten Einwilligung ist jederzeit möglich. Für den Widerruf genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Wir speichern die bei der Registrierung erfassten Daten während des Zeitraums, die auf unserer Website registriert sind. Die Daten werden gelöscht, sofern die Registrierung aufgehoben werden soll. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Kontaktformular

Per Kontaktformular übermittelte Daten werden einschließlich der Kontaktdaten gespeichert, um die Anfrage bearbeiten zu können oder um für Anschlussfragen bereitzustehen. Eine Weitergabe dieser Daten findet ohne Einwilligung nicht statt.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der jeweiligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Ein Widerruf der bereits erteilten Einwilligung ist jederzeit möglich. Das steht den Voraussetzungen für die Vereinsarbeit allerdings entgegen. Für den Widerruf genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden direkt nach Erledigung der Anfrage gelöscht.

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Quelle: Datenschutz-Konfigurator von mein-datenschutzbeauftragter.de

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